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社内メール効率化
こんにちはー！
数多くの新規事業立ち上げ、社員教育経験 から学んだ考え方、スキル、ノウハウをお伝えし、
皆さんに、より自由で楽しい仕事をして頂くお手伝いが出来たらと思い、活動しています！
さて、今回は「社内メールの効率化」について、お話していきたいと思います。
社内メールって、めちゃくちゃ時間掛かるよね・・・
目上の人に失礼が無いようにメールの宛名の敬称や順番を考えるのが大変・・・
業務時間の大半は社内メールをしている気がする・・・
こんな課題を抱えている人が多いのではないでしょうか。
この記事では社内メール業務を効率化する方法を紹介していきます。
社内コミュニケーションツール、業務連絡手段として最も一般的な手段が社内メールだと思います。
故に、業務時間の割合が大きいのも社内メールと言えるでしょう。
この記事では、下記3点によって社内メール時間(業務時間)を短縮する方法をご紹介します。
- 宛名を書くのを止めよう！
- 出来るだけ簡潔に、要点を伝えるようにしよう！
- チャットツールの導入を検討しよう！
この記事でご紹介した方法を実践して頂く事で、
社内メール時間短縮＝業務時間短縮 が出来るのです。
生み出した時間で「早く帰って家族との時間を大切にする」「より楽しい仕事に注力する」「他社に負けないクリエイティブな仕事をする」等をしていきましょう！！
私自身、会社員として生活をして来て、社内メール効率化を含む業務改善を行う事で
生まれた余力により本記事も書けておりますので、読んで頂く価値がある記事となっています。
目次
宛名を書くのは止めよう！
皆さんの会社ではメールの文頭に「〇〇事業部 △△様」等と書く風習がありますでしょうか？
「有る」と答えた方に質問です。
メールの宛先欄は何のためにあるのでしょうか？
宛先欄を見れば誰に送っているのか分かる為、宛名にわざわざ重複記入は不要です！
意図は分かります。
「目上の方に失礼の無いように」、「偉い人順に名前を書いた方が敬意が伝わる」、「宛先を見なくても良いように」などの理由だと思います。
「目上の方に敬意を表する」、「年功序列を重んじる」等の風習が美徳とされて来た日本の伝統的な風習も理解出来ます。
ですが、下記事項を良く考えて欲しいのです。
・社内の年功序列を気にして売上は伸びますか？
・偉い人順が見事に正解だった場合、お客様は喜んでくれますか？
・貴方が注力すべきは社内テストではなく、ライバル企業との勝負であり、社会貢献では無いですか？
恐らく、宛名を一生懸命考えて来た方は、
思考時間、タイプ時間で莫大な時間を費やして来た事でしょう。
止めるだけで良いのです！！
会社全体で実施している為、自分一人では変えにくいという場合もあるでしょう。
そういった場合は、出来る範囲からで結構です。
課内や部内などに送付するメールから止めてみる等の対策から始めてみましょう。
そして、周囲にも貴方の考えを広めていき、会社として効率化を目指せるようにしていきましょう！
もし、人事部や総務部などの方で、この記事を読んで下さっている方は
会社として上述の様な慣習を無くせるように取り組んでみて下さい。
チリも積もればという格言がありますが、全社で考えると莫大な効果が期待出来ます！！
是非、取り組んでみて下さい。小さな事からコツコツとです。笑
出来るだけ簡潔に、要点を伝えるようにしよう！
「お疲れ様です。」は時間のムダ！
上述の宛名と共通するところがありますが、毎回のメール作成で「お疲れ様です。」と入力している方がいます。
1回打つのに2秒掛かるとして、全社で全員が打っていると想定した場合、気の遠くなる時間を捨てていることになります。
先日の記事でも書かせて頂きましたが、会社員の平均人件費は1秒=1円と計算される事が多いです。
利益率10%と過程した場合、1秒=10円の売上を捨てているのです。
全社で全員が打っていると想定した場合、 恐ろしいですよね(＾＾；)
「お疲れ様です。」が無いと不安で仕方ない方は「メール署名」で自動入力される設定にして下さい。
そうすれば、入力しなくても自動的に表示されますので、ご安心下さい。
箇条書きで100文字以内を目安に！
文面や言葉遣いに細心の注意を払って、莫大な時間を掛けている人が多いです。
その気持ちは理解しますし、賞賛に値すると思います。
ただし、社内の業務連絡という観点で考えると時間のムダです。
社内の業務連絡では伝えたい意図が伝われば、目的達成しているのです。
出来るだけ簡潔で伝わりやすいメール作成を心掛けて下さい。
繰り返しになりますが、
生み出した時間で「早く帰って家族との時間を大切にする」「より楽しい仕事に注力する」「他社に負けないクリエイティブな仕事をする」等をしていきましょう！！
チャットツールの導入を検討しよう！
現代には「Chatwork」や「Slack」といった非常に優れたチャットツールがあります。
社内メールより簡便にコミュニケーションを取る事が可能です。
IT業界などでは社外の方との業務連絡にも、こういったチャットツールを使用したりしています。
いきなり社外はちょっと抵抗があります・・・
そういう人や企業は、社内利用から検討すればOKです！
システム自体が便利というのもありますが、チャットという簡易的なツールを導入することで、
「宛名を書かない」「簡潔なコミュニケーション」の風習を育んで欲しいのです。
社内コミュニケーション向上の為にも、是非、ご検討下さい。
まとめ
最後にまとめです。
下記ポイントをお伝えさせて頂きました。
- 宛名を書くのを止めよう！
- 出来るだけ簡潔に、要点を伝えるようにしよう！
- チャットツールの導入を検討しよう！
ただし、これは手法です。
一番大事なのは、下記の様な考え方となります。
- 社内業務は1円の価値も生み出さない。
- 戦うべきは社内ではなく、社外である。
- 生み出せた時間で「ライフワークバランスを大切にする」「クリエイティブな業務に注力する」「お客様・社会の為になる業務に注力する」等が大切。
目標(ゴール)を見失う事なく、日々の業務を頑張って頂けたらと思います。
もっと具体的に聞きたい事や、質問などがある場合は問合せフォームよりお願い出来ればと思います。
それでは、本日も、「明るく、楽しく、元気よく！！」頑張っていきましょうー！！