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社内報告業務・資料作成の効率化
こんにちはー！
数多くの新規事業立ち上げ、社員教育経験から学んだ考え方、スキル、ノウハウをお伝えし、
皆さんに、より自由で楽しい人生・仕事を手に入れて頂くお手伝いが出来たらと思い活動しています！
さて、今回は「社内報告業務・資料作成の効率化」について、お話していきたいと思います。
社内報告業務・資料作成って、すごく時間掛かるなぁ・・・
明日の会議資料を作らなきゃだから、今日は徹夜かな・・・
この報告資料って、何の為にやってるんだろう・・・
こんな課題を抱えている人が多いのではないでしょうか。
この記事では社内報告業務・資料作成を効率化する方法を紹介していきます。
日報、月報、業務報告会など社内向けの報告業務・資料作成は多岐に渡り、
膨大な時間を要しているのではないでしょうか。
この記事では、下記2点によって社内報告業務・資料作成を効率化する方法をご紹介します。
①社内報告の目的毎にカテゴリー分けしよう！
A：自分の成績(給与)を決定する業務である。
B：報告を基に、より大きな組織(部や会社)の方針や戦略を決定する業務である。
C：単なる結果報告業務である。
D：その他
②基本的に社内報告は利益を生まない業務である為、要点を簡潔に報告しよう！
この記事でご紹介した方法を実践して頂く事で、
社内報告時間短縮＝業務時間短縮 が出来るのです。
生み出した時間で「早く帰って家族との時間を大切にする」「より楽しい仕事に注力する」「他社に負けないクリエイティブな仕事をする」等をしていきましょう！！
私自身、会社員として生活をして来て、社内報告業務・資料作成の効率化を行う事で
会社員としての本業の仕事を楽勝で片付けられています。
生まれた余力により本記事も書けておりますので、読んで頂く価値がある記事となっています。
目次
社内報告の目的毎にカテゴリー分けしよう！
A：自分の成績(給与)を決定する業務である。
この場合は、自分の給料・人生が左右される為、資料作成・準備に時間を要してよいです。
プレゼン能力や資料作成能力なども考課材料となる場合もありますので、
分かり易く、印象に残る資料・発表となるよう頑張って下さい。
しかし、やはり社内向け資料というのは対外的には１円の価値も生み出しませんので、
時間の掛け過ぎには注意しましょう。
給料が左右されるからと言って社内報告業務に時間を掛けるあまり、残業が増えてしまい
貴方の人生全体の幸福度が下がってしまっては元も子もありません。
B：報告を基に、より大きな組織(部や会社)の方針や戦略を決定する業務である。
大事な業務ではありますが、基本、簡略化してOKです。
ただし、下記注意点を意識した資料作成をして下さい。
・数字に基づいた論理的資料とすること
・グラフや図を用いて視覚的に理解出来る資料とすること
・ストーリーのある資料構成とすること
詳細な報告の仕方については後述させて頂きますが、簡潔な報告を心掛け効率化していきましょう。
C：単なる結果報告業務である。
出来る限り省力化出来るようにしていきましょう。
最低限、下記事項は把握しておきましょう。
・何の為にやっているのか
・どの項目、情報の報告が必要なのか
・最低限必要な報告頻度はどの程度なのか
その上で、要点のみ押さえた簡潔な報告としましょう！
D：その他
廃止する方向で検討して下さい。
廃止出来ない場合、出来るだけ簡潔に出来るようにして下さい。
基本的に社内報告は利益を生まない業務である為、要点を簡潔に報告しよう！
上述と重複する点もありますが、どのような点に注意した報告をすれば良いのか紹介していきます。
下記はB、C、Dの場合です。
Aの場合も基本の考え方は同じですが、もう少し肉付けやデザイン等にもこだわってOKです。
・数字に基づいた論理的資料とすること
・グラフや図を用いて視覚的に理解出来る資料とすること
・ストーリーのある資料構成とすること
文章をつらつらと書くのはやめましょう。
文章を書いている貴方の時間も、それを読んで理解をしなければならない相手の時間も奪っています。
経営者やプロジェクトリーダーは数字で判断します。
「〇〇円の効果があるなら進めた方が良いな」、「〇〇円の利益に対して△△円の人件費は高すぎるから人数を削減しよう」などと言った具合です。
よって、数字を用いた報告をする事が肝要です。
グラフや図を用いて、インパクトがあり瞬時に理解出来る資料としましょう。
数字の羅列や表があっても、なかなか意図や注目すべき数字などは把握しにくいものです。
ですので、貴方が報告したい結果・意図が明確化されるように図やグラフを駆使しましょう！！
ストーリーのある報告内容としましょう。
結果のみ書かれていても、受け手の印象には残りません。
現状⇒検証⇒結果⇒結論(今後の方針) などの形で報告しましょう。
この辺りの詳細な説明は要望があれば、後日、説明していきたいと思います。
まとめ
最後にまとめです。
・社内報告の目的毎にカテゴリー分けしよう！
・基本的に社内報告は利益を生まない業務である為、要点を簡潔に報告しよう！
を基本方針とします。
そして、自分の給与(人生)が左右される様な報告業務でない限り、
・数字に基づいた論理的資料とすること
・グラフや図を用いて視覚的に理解出来る資料とすること
・ストーリーのある資料構成とすること
をチェックポイントとして、
出来る限り簡潔な報告を心掛けて、業務効率を大幅に向上させましょう！
前の記事でも記載しましたが、 一番大事なのは、下記の様な考え方となります。
- 社内業務は1円の価値も生み出さない。
- 戦うべきは社内ではなく、社外である。
- 生み出せた時間で「ライフワークバランスを大切にする」「クリエイティブな業務に注力する」「お客様・社会の為になる業務に注力する」等が大切。
目標(ゴール)を見失う事なく、日々の業務を頑張って頂けたらと思います。
もっと具体的に聞きたい事や、質問などがある場合は問合せフォームよりお願い出来ればと思います。
それでは、本日も、「明るく、楽しく、元気よく！！」頑張っていきましょうー！！