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職場の環境整備、片付け、整理整頓②
さて、本日は職場の環境整備、片付け、整理整頓について前回記事の続きをお話していきます。
前回、書類等はファイル名で検索出来るようにして電子化保存をオススメさせて頂いたかと思います。
その際の注意点を1点ご紹介させて頂きます。
過剰なフォルダ分けは時間のムダです。
これは、キッチリした完璧主義の人が良く陥りがちな傾向があります。
ものすごく細分化されたフォルダ分けとなっており、いつまで経っても辿り着かないのです。
フォルダを細分化する時間もムダ、探す時間もムダです。
貴方がキッチリされており、優秀な方だというのも理解しております。
ただ、よくよく考えてみて下さい。
最終的な目標は、一瞬で目的のファイルを見つける事です。
その為に、ファイル名に検索しやすい名称を付けるルール作りをお願いしているのです。
フォルダ分けは3階層程度あれば、充分です。
このフォルダを検索すれば、見つけられるという状態にしておけばOKです。
目的のフォルダ内でキーワード検索すれば、一瞬で見つけられるようになるでしょう。
次は、職場(フロア)、倉庫、作業場、工場などの整理・整頓についてです。
どこに何を保管するべきで、保管してあるのか一目で分かるようにして下さい。
当たり前の事だと思われるかもしれませんが、意外に徹底出来ている企業や職場は少ないです。
「当たり前の事を当たり前にする」事を徹底して下さい！
精神論的になってしまうかもしれませんが、とても大事なことです。
忙しさにかまけて、ゴミを拾うのを怠っていませんか？
ストックが無くなっていても、放置していませんか？
一人暮らしの自宅であれば、それでも良いでしょう。
職場は皆が使う公共スペースなのです。
全員が乱雑に使い、モノや情報を探すのに時間が掛かる状態だったとしましょう。
経費計算方法は前述しましたが、積み重なれば、莫大なお金を捨てる事になるのです。
また、ストレスを積み重ねる事にも繋がっていくでしょう。
話が横道にそれてしまいましたが、
どこに何を保管するべきで、保管してあるのか一目で分かるようにする為には
写真やテプラを利用すると良いです。
何を保管するべき・している場所かを見える化するのです。
「見つける」、「保管する」両方の場合にも一瞬で判断出来るようになります。
この辺りの整理・整頓術はトヨタ自動車株式会社で有名な5S活動が非常に参考になります。
5S活動＝整理・整頓・清掃・清潔・しつけ の頭文字を取ったもの。
⇒後日、詳しくご紹介させて頂ければと思います。
また、職場内のどこに何があるのか分かる一覧マップを作成する事でも効率は向上するでしょう。
最後に、とてもとても大事な事をお伝えします。
片付けや整理・整頓をする事が目的ではありません。
当たり前の事を行い、効率を上げ、良いパフォーマンスに繋げる事が目的です！
これは、全てに共通する事ですが、
「何のためにやっているのか」、「目標(ゴール)はどこか」を常に意識するようにしてください。
方法・手段が目的になってしまうケースが非常に多い為、常に上記を大事にして頂ければと思います。
もっと具体的に聞きたい事や、質問などがある場合は問合せフォームよりお願い出来ればと思います。
それでは、本日も、「明るく、楽しく、元気よく！！」頑張っていきましょうー！！