【番外編】システム導入、業務改善をする方へ

前回までの記事と一部、重複してしまう部分もあるかもしれませんが、

本日は番外編ということで、システム導入・業務改善をする方向けに注意点と、

より効果を高める方法をご紹介していければと思います。

昨今、IT技術を駆使した業務プロセスは必須となっており、

新しい体制の構築・業務改善をしようと思うと、ほぼ全てITを使う事になると思います。

また新型コロナの影響もあり、

テレワーク化・ペーパーレス化・業務の平準化などが盛んに叫ばれるようになっており、

IT化、DX化を促進させようという企業も多いです。

むしろ、そうしないと生き残っていく事は厳しい現状と言って過言ではないでしょう。

そうした時に情報システム部や改善担当者などが主導的な立場に立って、

新システムを導入したり、新運用方法を確立したりしていくことと思います。

その際に注意して欲しいことがあります。

例えばGoogle Chrome内で主業務を行うとした場合、

新システムもGoogle Chrome内の違うタブで行えるようにするなどの体制にして欲しいのです。

理由は明確です。

下記の様な作業が必要となる運用方法の場合、間違いなく利用率は下がります。

・違う画面に見にいかなければいけない。

・違うシステムを立ち上げなければいけない。

・ファイルを一旦保存して、アップロードしなければいけない。　　etc…

そのシステムを利用しないと、その業務が出来ない場合や

主業務とは関係ない下記業務などを行う場合は違うシステムを利用するのも仕方が無いと思います。

・勤怠管理打刻

・経費精算

・オンライン会議　　　etc…

しかし、主業務となる場合は、出来るだけシステムを跨ぐ事がないように設計して下さい。

基本、システム設計や運用方法を決定したりする際、心優しい皆様は

性善説に基づいて検討・決定される場合が多いです。

しかし、人間は誰も見ていない環境ですと、良い行動ばかりしてくれるとは限らないのです。

むしろ、信じられないような奇行をする方がたくさんいます。

(ゴミが散乱した道などを見た事がありますよね？)

そして、「直感的に使用方法が分かり使用ハードルが低い」、「誰がやっても失敗せず、上手くいく」

設計として頂ければと思います。

使用する際に「工夫しないといけない」、「コツが必要」などはNGです。

必ず使われなくなります。

見ず知らずの海外の人が使用すると想定して設計するくらい使い易いものを目指して下さい。

もっと具体的に聞きたいや、質問などがある場合は問合せフォームよりお願い出来ればと思います。

それでは、本日も、「明るく、楽しく、元気よく！！」頑張っていきましょうー！！