会議・打合せの進め方

本日は段取り力を発揮した会議・打合せの進め方をご紹介させて頂きます。

いきなりの質問となりますが、

・皆さんは有意義な会議が出来ていますか？

・会議で思った通りの意思決定を得られていますか？

・時間通りの開始・終了が出来ていますでしょうか？

・会議では活発な意見交換が出来ていますでしょうか？

・会議参加にモチベーションを持てていますでしょうか？

「NO」という答えが多い場合、その理由は、

では、どのようにすれば良いのでしょうか。

①、事前に議題を送付する。

　　・目次形式で何について話し合いたいのかを見易くしておくこと。

　　 ⇒詳細な説明は会議時にすれば良いですが、何を目的として会議かは事前に周知が必要です。

　　　読み込むのに時間が掛かるような形式では無く、一覧になっていて、

　　　短時間で確認出来る形式をオススメします。

　　・タイムスケジュールを記載しておくこと。

　　　⇒ザックリで結構ですので、「□□について　～〇〇時△△分」や 「□□について　30分間」

　　　　というような形でタイムスケジュールを記載しておくと良いでしょう。

　　　　人間は、このようにしましょうと明示されていると、自然と近い行動を取るものです。

　　 ・「何を決定したいか」、「どのようになれば会議目的を達成出来るか」を記載しておくこと。

　　⇒ゴール地点、会議の目的を明確にしてあげるのです。

　　　余程、頭の回転の良い人でない限り、その場で最適な答えを導ける人は少ないでしょう。

　　　事前に周知してあげる事で会議の質も上がりますし、意思決定も早くなります。

　　　※注意点としては、自分が導きたい答えそのものを書くのでは無く、

　　　「～の点についての答えが出せたら目的達成とする」というような形で

　　　　意見交換をしたい点や項目を明示してあげるのです。

②、会議冒頭に議題・タイムスケジュール・ゴールの共有をする

⇒事前に周知はしていると思いますが、開始時に再周知する事で意識共有出来ます。

③、議事録はその場で作成する(してもらう)

⇒議事録作成は大切な作業ですが、時間の経過と共に鮮度が下がってしまいます。

　ですので、その場で作成していくようにしましょう。

　完璧に仕上げられなくても良いです。7～8割の完成度で作成しておき、後で仕上げればOKです。

　自分が司会をする場合は、他の方にお願いしておきましょう。

④、会議の総括、決定事項を確認する

　⇒会議で決まった事をまとめ、全員で再認識して下さい。

　　企業や集団というのはベクトルがどれだけ揃っているかで、強さが決まります。

　　ですので、全員のベクトルが揃った事を確認して終了して下さい。

⑤、終了時間は遵守する

　⇒終了・ゴールを守れない企業・チームは目標達成をしていくのは難しいです。

　　最初は難しいかもしれませんが、終了・ゴールを見据えて進めて行き、

　　必ず、そこで終わらせるという習慣を付けていって下さい。

　　これは会議だけでなく、プロジェクトや企画進行などにも通じて来ます。

この会議・打合せの進め方が出来るようになれば、

飛躍的に効率が向上し、更には、チームの推進力も向上するでしょう。

これまでのくだらない会議、憂鬱な気持ちとはオサラバです。笑

貴方が生き生きと、前向きに会議で意見を出している姿を願っています！

それでは、本日はこの辺りで！

もっと具体的に聞きたい事や、質問などがある場合は問合せフォームよりお願い出来ればと思います。

それでは、本日も、「明るく、楽しく、元気よく！！」頑張っていきましょうー！！