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「会議を効率化しよう!」
先日、10年以上前に勤めていた
岐阜県の会社(メーカー)に
経営コンサルタントとして訪問して来ました。
懐かしい顔にもたくさん会えて、
とても感慨深いものがありました。
夜は当時良く飲み歩いた街に繰り出しました。
すると、昔からいる店長などから
「和田さんだよね!?」との声がけ。
10年以上も前のお客の顔と名前を
覚えているなんてすごいですよね!
最終的には人と人。
改めて、
その大切さに気付かせてもらいました。
さて、本題に入ります。
本日は、
「会議を効率化しよう!」
というテーマで話をしていきます。
いきなりですが、日本人の生涯における
平均的な会議時間をご存知でしょうか?
なんと、「3万時間」と言われています。
1日10時間活動すると仮定すると、
約8年間分に相当するとのことです。
この膨大な会議時間をニーズ把握や
顧客コミュニケーションに費やせたら、
結果が変わって来ると思いませんか?
そこで、今回は会議の効率を上げることで、
生産性を向上させるためのコツについて
お話をさせていただきます。
1.会議の目的を明確にする
会議の目的が定まっていないと、
参加者は会議が何のために開催されている
のかわからず、議論が混乱しやすくなります。
まずは、会議の目的を明確にしましょう。
2.進行予定表を作成する
会議の目的に合わせて、
進行予定表を作成しましょう。
会議の進行をスムーズにするために、
議題やタイムスケジュール、
担当者を明確にするものです。
進行予定表に従って議論を進めることで、
時間を効率的に使うことができます。
3.会議の進行役を決める
会議の進行役を決めることで、
会議がスムーズに進行するようになります。
進行役は、進行予定表に従って会議を進行し、
議論が的外れになった場合には、
適宜修正を行う役割があります。
進行役は、会議の目的を果たせるように
責任感を持って臨みましょう。
4.会議の参加者を決める
会議に必要な参加者を限定することで、
無駄な時間を減らすことができます。
参加者は、会議の目的や進行予定表に
基づいて決定しましょう。
また、参加者が多すぎると、
議論が混乱しやすくなるため必要最小人数で
開催することを心掛けましょう!
5.会議の資料を事前に配布する
会議の資料を事前に参加者に配布することで、
参加者は議論に必要な情報やデータを事前に
確認することができます。
資料を配布することで、
議論がスムーズに進み、
生産性を高めることができます。
以上の5つのポイントを実践することで、
無駄な会議時間を削減し、
生産性を向上させることができます。
この改善により生み出された時間を使って、
ニーズ把握や顧客コミュニケーション等の
売上にプラスの効果をもたらす活動を
行っていくのです。
是非、ご参考にしていただき、
売上(生産性)向上につながる会議を
実施して頂ければと思います。
それでは本日の内容は以上とさせて頂きます。
最後までお読み頂き、
ありがとうございました。
次回配信をお楽しみに♪