職場の環境整備、片付け、整理整頓①

さて、本日は職場や自分のデスク周りなどの仕事をする上での

環境整備、片付け、整理整頓についてお話していきたいと思います。

プライベートでの身の周りの環境についても、基本同じ考え方で大丈夫ですが、

記事の特性上、今回は仕事にまつわる環境とさせて頂きます。

基本的な方針としては、

では、どの様にすれば、上記のような状態に出来るのでしょうか。

皆さんの職場、デスク周りはモノであふれていないですか？

どこに何があるか分からない状態になっていないですか？

モノがあふれている状態(例えば、デスク上に書類が積み重なっている等)では、

一瞬で見つける事は不可能です。

「いやいや、どこに置いたか把握しているので大丈夫だよ」という意見があると思います。

確かにそうかもしれません。

しかし、他の人が探す場合はどうでしょう？

例えば、貴方が出張に行っている際に、その書類が必要になって、

探してもらう必要が出た場合を想像してみて下さい。

依頼された人はその書類の山から、その書類を探し当てるのに時間掛かりますよね。

ムダです。

一般的なサラリーマンの平均人件費は1秒=1円と計算される事が多いです。(社会保険費等を加味)

書類を探すのに10分掛かったとした場合、10分×60秒=600秒、600秒×1円=600円となります。

600円を捨ててる事になります。

たこ焼きを捨てています。お弁当を捨てています。ビールを捨てています。

しかも、この600円は利益の中から捨てているのです。

利益率が10%の企業だとした場合、その600円の利益を生み出す為には約6,000円の売上が必要です。

同様のケースが積み重なると、とんでもない額になります。

ですので、誰でも一瞬で見つけられるようにしておきましょう！！

基本、書類などはPDF等の電子化をしてPCや共有フォルダ内で保管する事をオススメします。

・会社の複合機やスキャナーを利用して電子化して下さい。

・上記設備が無い場合、AdobeScan等の無料ソフトで簡単にPDFデータ化出来ます。(写真でも可)

必要時に検索を掛ければ一瞬で欲しい書類データがピックアップ出来るようになります。

なので、何の書類か中身が分かる題名となるようなルールとして下さい。

最近では、ファイルの中身まで検索出来る機能もあります。

⇒「ファイルの中身 検索」などで調べて頂ければと思います。

また、書類以外のモノについてです。

頻度高く利用しているモノ以外は基本、不要です。

「もしかしたら使うかも」、「念のため、とっておこう」など良くお聞きします。

不要です！！笑

迷うということは基本、高価なものでは無いと思いますので、上記の経費計算を基に

探す時間と利用価値を考えた上で、残した方が良いという判断であれば、残して頂いても結構です。

しかし、迷う程度のモノは基本、不要です。

まだまだ大事な点(見える化や共通意識化など)があるので、続きは次回以降にお話させて頂きます。

もっと具体的に聞きたい事や、質問などがある場合は問合せフォームよりお願い出来ればと思います。

それでは、本日も、「明るく、楽しく、元気よく！！」頑張っていきましょうー！！